NB: u ontvangt geen papieren register van aandeelhouders van uw cliënt zoals u dat gewend was. Uw cliënt heeft gekozen voor De nieuwe manier van het bijhouden van het register van aandeelhouders: digitaal en online via Stock-Dock B.V.
Uw cliënt kan u op twee manieren met het systeem laten werken:
1. door u inzage te verlenen in het online register van aandeelhouders (met de fubnctie van notaris): hij dient dan de volgende handelingen te verrichten, zie FAQ: Hoe kan ik inzagerecht verlenen?
2. door u een pdf van het online register van aandeelhouders te sturen: hij dient dan de volgende handelingen te verrichten, zie FAQ: Hoe maak ik een origineel register van aandeelhouders?
In het geval als omschreven in sub 1 kunt u in de HTML omgeving het register raadplegen en de geuploade titelbewijzen bekijken, opslaan en printen, u kunt PDF’s van het register maken en ter bewijs in uw eigen kantooromgeving opslaan.
Recherche, Herrecherche en Narecherche
Om de beschikkingsbevoegdheid te rechercheren, gaat u als volgt te werk:
Recherche
Zet de volgende stappen:
- Log in op www.stock-dock.nl met uw inlognaam en wachtwoord.
- Klik op [Accounts] rechtsboven.
- Ga naar de gewenste BV/NV-account en klik op [Register].
- Klik op het eerste icoontje [register van aandeelhouders met historie tonen].
- U komt nu in de HTML omgeving en u kunt het register inzien en ook de gekoppelde titeldocumenten en bewijzen openen en in uw eigen omgeving opslaan. Wilt u een PDF maken, volg dan de volgende FAQ: Hoe maak ik een PDF van het register van aandeelhouders? Deze PDF kunt u (als bewijs) in uw eigen systeem opslaan. Als het register u in de Engelse taal wordt getoond, kunt u de taal op Nederlands instellen. Verricht in dat geval de volgende handelingen:
- Klik linksboven in het scherm op “English”.
- Klik op “Nederlands”.
- Klik rechtsboven in het scherm op “Show”.
- Het register wordt u dan in de Nederlandse taal getoond.
Herrecherche en Narecherche
Veel notarissen gaan er van uit dat als zij het oude vertrouwde papieren register van aandeelhouders in hun bezit hebben, zij niet verrast kunnen worden met inschrijvingen die hen niet bekend zijn, immers zij hebben het “originele” register in hun dossier. Dat is een schijnzekerheid, immers elke verklaring van het bestuur van een vennootschap dat een bepaald document het register van aandeelhouders is, is geldig en vormt daarmee een weergave van het register van aandeelhouders. Daarmee kan het onder de notaris berustende register door nieuwe feiten achterhaald blijken te zijn.
Best practice is om onmiddellijk voorafgaand aan een transactie die gebaseerd is op informatie die in het register is ingeschreven, aan het bestuur een schriftelijke verklaring te vragen dat de bij u bekende informatie nog steeds juist is en dat er geen andere feiten of omstandigheden bestaan die tot aanpassing in het register van aandeelhouders moeten leiden. Bij vastgoedtransacties doet u ongeveer hetzelfde: u voert een herrecherche uit bij het kadaster.
Voordat u tot uitbetaling van derdengelden overgaat, voert u bij vastgoedtransacties een narecherche uit: dit zou u ook moeten doen bij transacties die zijn gebaseerd op informatie uit het register van aandeelhouders: na de transactie vraagt u wederom een schriftelijke verklaring van het bestuur dat de bij u bekende informatie nog steeds juist is en dat er geen andere feiten of omstandigheden bestaan die tot aanpassing in het register van aandeelhouders moeten leiden, anders dan uw transactie natuurlijk.
Bijwerken van het register van aandeelhouders
Als u klaar bent met de transactie omtrent de aandelen kunt u dat doorgeven aan uw cliënt. Stuur hem ook de PDF’s van de relevante stukken. Uw cliënt verwittigt vervolgens Stock-Dock B.V. dat de transactie heeft plaatsgehad en dat er mutaties in het register van aandeelhouders moeten worden aangebracht. Heeft hij voor het Do-it-Yourself abonnement gekozen, kan hij de mutaties zelf toepassen of aan u vragen dat voor hem te doen. Zie FAQ: Hoe geef ik een mutatie in het register van aandeelhouders door?
U kunt ook een e-mail aanstock-dock@stock-dock.nl versturen. Vermeld in die e-mail het handelsregisternummer van de vennootschap van wie in het register van aandeelhouders mutaties moeten worden aangebracht. Hecht PDF’s van de relevante akten en stukken aan die e-mail aan. Stock-Dock B.V. zal ervoor zorg dragen dat de mutaties in het register van aandeelhouders worden verwerkt. U hoeft dat zelf niet meer te doen. Dit bespaart u tijd! Afhankelijk van het abonnement dat uw cliënt heeft gekozen, brengt Stock-Dock B.V. kosten bij uw cliënt in rekening.
Maak afspraken met uw cliënt over wie (Stock-Dock B.V., u of uw de cliënt), welke werkzaamheden voor zijn rekening neemt!
Heeft uw cliënt een Do-it-Yourself abonnement dan heeft hij er voor gekozen om zelf de mutaties in het register van aandeelhouders te verwerken. Hij kan er voor kiezen u te vragen de mutaties te verwerken. In de FAQ van Stock-Dock B.V. zijn alle mogelijke mutaties uitgewerkt.
Als uw cliënt wil dat er vanaf de oprichting van een B.V. of N.V. een digitaal register van aandeelhouders is, kunt u dat voor hem voorbereiden. Zie de FAQ: Ik ben notaris en ik wil voor mijn cliënt een BV/NV-account aanmaken. Deze account kan pas worden geactiveerd door uw cliënt als die rechtspersoon een bankrekening (IBAN) heeft omdat bij de activering hij een machtiging tot incasso dient af te geven.
Heeft u een notarieel softwarepakket dan zal dat softwarepakket bij de oprichting een register van aandeelhouders aanmaken. Dat register wordt eveneens vervangen door het digitale register van Stock-Dock B.V..