Hoe kan ik een document/bestand uploaden/opslaan/in de kluis opbergen/filen/bewaren?

Hoe kan ik een document/bestand uploaden/opslaan/in de kluis opbergen/filen/bewaren?

 

U wilt een document/bestand uploaden/opslaan/in de kluis opbergen/filen/bewaren.

  1. Wilt u dat Stock-Dock B.V. dit voor u verzorgt of wilt u het zelf doen?
    1. Indien u wilt dat Stock-Dock B.V. dit voor u verzorgt, ga dan naar stap 2.
    2. Indien u het zelf wilt doen, ga dan naar stap 20. 
  2. Log in op de site met uw inlognaam en wachtwoord.
  3. Klik op de tab account (rechtsboven).
  4. Ga naar de BV/NV-account waarin u een document/bestand wilt opslaan.
  5. Klik op [Mutatie(s)].
  6. U kunt nu kiezen om de mutatie [Via formulier] of [via e-mail] in te dienen. Het is het gemakkelijkst om de mutaties [Via formulier] in te dienen. Het mutatieverzoek komt dan bij Stock-Dock B.V. binnen in de juiste context van uw BV/NV-account, met de juiste nummers en naam.
  7. Klik op [Via formulier].
  8. Er opent zich een scherm.
  9. Omschrijf uw verzoek, tik in het tekstvlak bijvoorbeeld: “svp de bijgevoegde bestanden opslaan (en koppelen aan de relevante rechtshandelingen).” 
  10. Klik op [Opslaan in Concept]. NB!!! deze handeling moet u uitvoeren voordat u een of meer bijlagen kunt aanhechten, bijvoorbeeld een PDF van een jaarrekening, een aandeelhoudersbesluit, notariële akte of iets dergelijks. 
  11. Klik op het icoontje (witte mapje met een groene pijl naar boven wijzend).
  12. U komt in het formulier Bijlagen uploaden.
  13. Klik op [Bladeren].
  14. U kunt nu vanaf uw computer bestanden selecteren om deze up te loaden. NB!!! Ons systeem accepteert alleen bepaalde soorten bestanden: PDF, Word en Excel. Bestanden met extensie .exe en dergelijke worden geweigerd.
  15. Klik op [Uploaden]. Herhaal de upload als u nog meer bestanden wilt uploaden.
  16. Klik op [Verzenden].
  17. U bent nu klaar en hoeft dus de hierna volgende stappen niet te zetten.
  18. U ontvangt een e-mail ter bevestiging dat Stock-Dock B.V. uw instructie heeft ontvangen.
  19. Stock-Dock B.V. zal uw bestanden opslaan in het documentenopslagsysteem en zoveel mogelijk het soort document als uitgangspunt nemen. Stock-Dock B.V. geeft uw bestand eventueel een andere naam, in ieder geval beginnend met de datum, bestaande uit jjjj-mm-dd, dus bijvoorbeeld 2011-06-01.
  20. Teneinde de te uploaden documenten/bestanden zoveel mogelijk in chronologische volgorde op te slaan verdient het aanbeveling dat u de naamgeving van elk te uploaden document/bestand laat beginnen met de datum, bestaande uit jjjj-mm-dd, dus bijvoorbeeld 2011-06-01. Het verdient dus aanbeveling om, voordat u de volgende stappen zet, eerst de namen van de te uploaden documenten/bestanden aan te passen. Kijk voor verdere aanwijzingen inzake de naamgeving van documenten/bestanden in FAQ:  Als ik documenten upload, moet ik ze dan een speciale naam geven?
  21. Log in op de site met uw inlognaam en wachtwoord.
  22. Klik vervolgens op de tab rechts bovenin het scherm (boven accounts): [Ga naar register van aandeelhouders].
  23. Klik op BV/NV-accounts (links bovenin).
  24. Klik op het eerste icoontje (met de groene pijl naar rechts erop) [De bv / nv-account selecteren] van de BV/NV-account waarin u documenten/bestanden wilt opslaan.
  25. Het BV/NV beheerpaneel opent zich.
  26. Klik op [Documenten beheren].
  27. Kies de map en eventueel submap waarin u het document/bestand wilt opslaan. Deze mappenstructuur is ingedeeld naar soort document.
  28. Als u bent aangekomen bij de map waarin u uw bestand wilt opslaan, klik dan op het witte icoontje met een groene cirkel met daarin een groen kruis [Upload documenten].
  29. Het scherm document beheren opent zich.
  30. Klik op de knop [Bladeren].
  31. Zoek het gewenste document/bestand in uw computer.
  32. Dubbelklik op dat document/bestand.
  33. Klik op de knop [Uploaden].
  34. U ontvangt een e-mail met de mededeling dat er een document/bestand is geupload.
  35. Sluit het scherm document beheren af door rechtsboven in dat scherm op het kruisje te klikken.
  36. Wilt u nog meer documenten/bestanden uploaden?
    1. Zo ja, doorloop voor ieder te uploaden document/bestand opnieuw de stappen 27 tot en met 36.
    2. Zo nee, ga door naar stap 37.
  37. Druk op de toets F5 om het scherm te verversen.
  38. Klik in het BV/NV beheerpaneel op Documenten beheren en kijk of de documenten/bestanden zijn opgeslagen.